Stworzenie sprawnego trybu z udziałem agenta AI potrzebuje dokładności już na etapie projektowania. Na początku trzeba przyjrzeć się obecnym procedurom, aby pojąć, gdzie agent jest w stanie dodać najwyższą wartość.
Kolejnym krokiem jest określenie zamierzeń, które asystent ma realizować. Mogą to być zadania związane z prowadzeniem pytań, tworzeniem dokumentów czy śledzeniem stanu zleceń.
Potem należy zaplanować sposób, w jaki system będzie porozumiewał się z pozostałymi elementami trybu — z pracownikami, bazami informacji i pozostałymi aplikacjami. Owa spójność stanowi o płynności całego przebiegu.
Istotnym elementem jest zagwarantowanie możliwości reakcji pracownika w newralgicznych momentach. Agent funkcjonuje niezależnie, ale w wątpliwościach musi przekazać sprawę do oceny osobie.
Sprawdzanie nowego trybu na niewielką skalę umożliwia wykryć usterki i słabe punkty, zanim rozwiązanie będzie zastosowane na szerszą skalę. To nastawienie zabezpiecza firmę przed kosztownymi pomyłkami.
Systematyczne doskonalenie procesu po jego uruchomieniu to naturalna konsekwencja zdobywania wiedzy i doświadczenia. System nabywa wiedzę, a pracownicy dostrzegają nowe szanse usprawnień.